Bu makalelerimizden bir tanesinde Ofis365 sisteminde 90 günde bir minör, yılda bir ise majör güncellemeler yapıldığından bahsetmiştik.
Yakın zamanda yapılan majör güncellemeler ile Ofis 365’e değişik bir soluk geldi. Ofis 365 Lync, Share Point, Exchange ve Ofis Proplus versiyonlarını 2013 versiyonlarına taşıdı. Bu ürünleri lokalimizde kullanırken gelen yenilikleri Çözümpark ve değişik bilgi kaynaklarından gördük ve kullanmaya başladık.
Bu makalem ve bundan sonraki makalelerimde bu yeniliklere değinmeye çalışacağım. Öncelikle en büyük yenilik olarak eskisinden çok farklı olmayan ama çok değişik gelen metro arayüz formatında yeni bir arayüz tasarlanmış durumda. Güncelleme öncesindeki Exchange 2010 yerine, Exchange 2013 mimarisi kullanılmakta, Lync ve Share Pointte bu konsepte uygun olarak en son versiyonları ile arka planda hizmet vermektedir.
Bu makalemizde Ofis 365 Exchange mimarisi ile birlikte gelen bir yenilik olan Public Folder kullanımından bahsediyor olacağız. Exchange 2010 versiyonunda Localdeki kurulumlarımızda Public Folder kullanabilirken Ofis 365 üzerinde kullanamıyorduk. Public Folder yerine Sharepoint üzerinde farklı senaryolara girerek işlerimizi bir şekilde çözmek durumunda kalıyorduk. Ofis 365’in güncellenen yapısı ile birlikte artık mimaride Exchange 2013 kullanılmaya başlandığını söylemiştik. Artık Ofis 365 Exchange arayüzü üzerinden Public Folder oluşturup bunu kullanabilmekteyiz. Şimdi bu işlemi nasıl yapacağımıza bakalım.
Öncelikel Ofis 365 yönetim ekranına http://portal.microsoftonline.com adresinden giriş yapalım. Karşımızda yeni eskisine göre farklı bir ekran bizi karşıladı. Sistemin genel durumu panoya yansıtılmış ve burada Çözümpark Yeşilleri göze çarmakta J Bu sistemin sorunsuz olarak çalıştığını göstermektedir. Üstte yöneticinin giriş yapabileceği başlıklar butonlar halinde eklenmiş durumda. Genel yönetim işlemlerimizi sahip olduğumuz paket içeriğindeki ürünlere göre “Yönetici” Menüsü altındaki alt başlıklardan yapabilmekteyiz. Biz Exchange üzerinde Public Folder tanımlaması yapacağımız için “Yönetici” Menüsünden Exchange linkine tıklayarak Exchange yönetim arayüzümüze giriş yapalım.
Açılan ekranımızda Exchange üzerinde mailbox kullanan kullanıcıların bir listesi yer almaktadır. Sol menü skısmında yer alan “Ortak Klasörler” linkine tıklayalım.
Public Folder eklemeden önce mimari gereği kullanıcı lisansımızdan kullanmayan sembolik 25 GB alana sahip bir mailbox tanımlamamız gerekmektedir. “Ortak Klasörler Posta Kutuları” kısmından “+” butonuna tıklayarak ekleme işlemini başlatalım.
Posta Kutusu için bir resim verip “Kaydet” butonuna basalım.
Sonrasında “Ortak Klasörler” kısmına gelip “+” butonuna tıklayalım.
Açılan ekranda Ortak Klasöre bir isim verip “Kaydet” butonuna tıklayalım.
Bu aşamadan sonra Public Folder oluşturma işlemi tamamlandı. Şimdi yetkilendirme işlemleri için “Yönet” linkine tıklayalım.
“+” butonu ile izin verilecek olan kişileri seçelim.
“Gözat” ile kişi seçelim.
Yetkilendirmeden sonra “Kaydet” ile işlemi tamamlayalım.
Bir sonraki ekranda yine “Kaydet” butonuna tıklayalım.
İşlem tamamlandı. “Kapat” ile sonlandıralım.
Şimdi public folderi kullanabilmek için Posta ayarları kısmından “Etkinleştir” butonuna tıklayalım.
Uyarıyı “Evet” ile geçelim.
Şu anda işlemimiz tamamlandı. Owa üzerinde ortak klasörü görebilmek için “Sık kullanılar” üzerinde sağ tıklayarak “Ortak Klasör Ekle” kısmına tıklayalım.
Şimdi burada oluşturulan public folder seçimimizi yaparak işlemimizi tamamlayalım. Burada Sadece üst klasör seçimi yapabilmekteyiz. İleride gelecek olan geliştirmeler ile sub folder seçimide yapmak mümkün olacaktır. Bu durum sadece owa için geçerlidir. Outlook üzerinden alt klasörler ile birlikte çalışmam mümkün durumdadır.
Resmimizde göründüğü gibi public folder sık kullanılar altına eklendi.
Outlook üzerinde durum aşağıdaki gibidir.
Public folder üzerinde sağ tıklayarak yeni bir öğe ekleyebiliriz. Ben burada alt klasörde bir telefon fihristi defteri olmasını istiyorum. Bu nedenle sağ tıklayıp “Yeni Klasör” seçimini yapıyorum.
Açılan ekranda Yeni Klasörüme bir isim veriyorum ve “Klasör içeriği” kısmından “Kişi Öğelerini” seçiyorum. İşlemimizi “Tamam” ile onaylayalım.
Göründüğü gibi kişi öğemiz sorunsuzca eklendi. Test amaçlı olarak içerisinde bir kişi kartı tanımlaması gerçekleştirdim.
Umarım yararlı olmuştur. Başka bir makalede görüşmek dileği ile.